Verlofregistratie voor de kleine praktijk: van aanvraag tot saldo

Verlofverzoeken per mail, in een Excelsheet of mondeling: het zijn goedbedoelde processen die in de praktijk regelmatig misgaan. Werkow maakt verlofregistratie eenvoudig voor zowel de medewerker als de praktijkhouder.

Waarom verlofregistratie in een kleine zorgpraktijk niet vanzelf gaat

In een praktijk van twee tot vijf medewerkers lijkt verlof bijhouden eenvoudig. Toch zijn de valkuilen bekend: een ingediende aanvraag die nooit formeel is beoordeeld, een saldo dat klopt noch voor de medewerker noch voor u, of een periode waarin twee mensen tegelijk vrij blijken te zijn terwijl de bezetting het niet toelaat. Zonder vastlegging is er ook geen verweer als later een discussie ontstaat over resterende vakantiedagen.

Werkow legt elke aanvraag en elke beslissing vast. Medewerker en praktijkhouder zien hetzelfde beeld, in realtime.

Aanvragen via de app

Werknemers dienen verlofaanvragen in via de Werkow-app: ze kiezen een startdatum, einddatum en toelichting. U ontvangt een melding en kunt de aanvraag goedkeuren of afwijzen vanuit het dashboard. De werknemer ziet de beslissing direct in de app.

Automatisch verlofsaldo

Werkow houdt het verlofsaldo per medewerker automatisch bij. Op basis van het contract worden verlofuren opgebouwd en bij goedgekeurde aanvragen worden de uren afgeschreven van het saldo. Medewerkers zien hun eigen saldo altijd in de app.

Overzicht per periode

In het verlofoverzicht ziet u welke medewerkers wanneer verlof hebben. Zo kunt u bij het beoordelen van nieuwe aanvragen direct controleren of de bezetting voldoende is.

Feestdagen en branche-uren

Werkow rekent met Nederlandse feestdagen als niet-werkdag. De opbouwfactor voor verlof is instelbaar per praktijk, zodat u kunt afwijken van de standaard voor deeltijdkrachten of specifieke cao-afspraken.

Deeltijd en wisselende contracten

Medewerkers in zorgpraktijken werken vaak in deeltijd of op een nulurencontract. Werkow houdt per medewerker bij op welke dagen hij of zij werkt en berekent het verlofsaldo op basis van de contracturen. Een deeltijder die drie dagen per week werkt, bouwt verlof op naar rato. U hoeft daar zelf niets in te corrigeren.

Wettelijk minimum en bovenwettelijk verlof

Elke werknemer heeft recht op minimaal vier maal de wekelijkse arbeidsduur aan vakantiedagen per jaar (art. 7:634 BW). Werkow maakt inzichtelijk hoeveel wettelijk verlof (dat verloopt na 6 maanden na het opbouwjaar) en hoeveel bovenwettelijk verlof een medewerker nog heeft. Zo voorkomt u dat verlof ongemerkt vervalt en een werknemer achteraf aanspraak maakt.

Naast standaardverlof

Werkow biedt ook uitgebreide ondersteuning voor verlofvormen die specifiek zijn voor werkende ouders:

• Zwangerschaps- en bevallingsverlof (WAZO) — Automatische deadlines, UWV-reminders en tijdlijn per medewerker. Minimaal 16 weken verlof, 100% doorbetaald via UWV.
• Ouderschapsverlof — 26 weken per kind per ouder, 9 weken betaald via UWV (70% dagloon) in het eerste levensjaar. Werkow beheert de urenadministratie per kind inclusief betaald/onbetaald onderscheid.

Bekijk ook: Ziekmelden · Urenregistratie · Roosterplanning