Wet Poortwachter in de zorgpraktijk: termijnen die u niet mag missen
De Wet Poortwachter legt werkgevers strikte verplichtingen op bij langdurig verzuim. Mist u een termijn, dan riskeert u een loonsanctie van het UWV van maximaal een jaar extra loonbetaling. Werkow bewaakt alle stappen automatisch en houdt u op koers.
Wat verplicht de Wet Poortwachter?
Zodra een werknemer langer dan zes weken ziek is, treden de verplichtingen van de Wet Poortwachter in werking. De belangrijkste wettelijke termijnen zijn:
- Week 6: Probleemanalyse door de bedrijfsarts
- Week 8: Plan van aanpak opstellen (werkgever + werknemer samen)
- Week 8: Casemanager aanwijzen
- Week 42: Ziekmelding bij het UWV (de zogenaamde 42e-weeksmelding)
- Week 52: Eerstejaarsevaluatie en bijstelling plan van aanpak
- Week 91: Re-integratieverslag indienen als werknemer een WIA-aanvraag doet
Het niet naleven van deze termijnen kan leiden tot een loonsanctie waarbij u de werknemer een jaar langer moet doorbetalen. In het ergste geval betaalt u dus 2,5 jaar loon.
Tijdlijn: wat moet u wanneer doen?
Onderstaand overzicht laat zien welke verplichte stappen gelden vanaf de eerste ziektedag. De termijnen gelden voor alle werkgevers in Nederland, dus ook voor de kleine zorgpraktijk zonder HR-afdeling.
Neem contact op met de zieke medewerker. Er is geen wettelijke termijn voor dit eerste contact, maar het is de basis voor een constructief traject. Leg de datum en het gesprek kort vast.
U bent als werkgever verplicht de medewerker voor de bedrijfsarts te laten verschijnen. De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op met daarin de belastbaarheid en re-integratiemogelijkheden. Mist u deze deadline, dan kan het UWV een loonsanctie opleggen.
Op basis van de probleemanalyse stelt u samen met de medewerker een plan van aanpak op. Daarin staat welke re-integratiestappen worden genomen, wie verantwoordelijk is en wanneer de voortgang wordt besproken. Wijs ook een casemanager aan die het traject begeleidt.
Uiterlijk in week 42 na de eerste ziektedag meldt u de medewerker ziek bij het UWV. Dit is een verplichte administratieve handeling. Doet u dit te laat, dan riskeert u een boete. Werkow herinnert u automatisch van tevoren aan deze deadline.
Na 52 weken evalueert u samen met de medewerker het plan van aanpak. Is het traject op koers? Zijn er aanpassingen nodig? Leg de evaluatie schriftelijk vast en bewaar deze in het re-integratiedossier. Werkow biedt een notitieveld per stap zodat u alles digitaal bijhoudt.
Als de medewerker na twee jaar ziekte nog steeds niet volledig kan werken, dient hij of zij een WIA-aanvraag in. Daarvoor heeft het UWV een compleet re-integratieverslag nodig. Het verslag bevat alle stappen uit het Poortwachter-traject, de oordelen van de bedrijfsarts en de evaluaties. Een onvolledig dossier leidt tot een verlengde loondoorbetalingsverplichting — tot maximaal 52 extra weken.
Wat kost een loonsanctie de praktijkhouder?
Bij een loonsanctie betaalt u de medewerker nog maximaal een jaar langer door. Voor een medewerker met een salaris van €2.500 bruto per maand loopt dat op tot €30.000. Dat is een aanzienlijk risico voor een kleine praktijk zonder financiele buffer. De meeste sancties zijn te voorkomen door simpelweg de deadlines te bewaken en het dossier bij te houden.
Hoe werkt de Wet Poortwachter-module in Werkow?
Zodra een ziekmelding in Werkow als langdurig wordt aangemerkt, opent de module automatisch een Poortwachter-traject. U ziet per stap de uiterste datum en kunt een stap afvinken zodra die is afgerond, inclusief een notitieveld voor de uitkomst (probleemanalyse-samenvatting, plan van aanpak-afspraken, etc.).
U ontvangt een melding in het dashboard en via e-mail zodra een stap nadert. Zo raakt niets tussen de wal en het schip, ook in drukke periodes.
Voor kleine praktijken zonder HR-afdeling
Grote bedrijven hebben een HR-afdeling of een arbo-dienst die deze termijnen bijhoudt. Als kleine zorgpraktijk doet u dat zelf, naast de dagelijkse patiëntenzorg. Werkow vult die leemte op zonder de complexiteit van grote HR-software.
Werknemer-inzage
Optioneel kunt u de werknemer toegang geven tot het eigen re-integratiedossier, zodat afspraken en voortgang transparant zijn. Dit draagt bij aan een constructief re-integratietraject.
Wet Poortwachter-verplichtingen nooit meer missen
Werkow houdt alle termijnen bij. U hoeft het zelf niet te bewaken.
Gratis startenMeer modules
Bekijk ook Ziekmelden, Verzuimstatistieken en BIG-bewaking.