Privacyverklaring

Werkow, een product van Peekie Productions, hecht waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze verklaring leest u welke gegevens wij verwerken, op welke grondslag, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u als betrokkene heeft.

Laatste wijziging: 27 mei 2026

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Peekie Productions
E-mail: info@werkow.nl
Website: werkow.nl

Werkow is een multi-tenant SaaS-applicatie. De praktijkhouder die een abonnement afsluit is eveneens verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van zijn of haar werknemers die via Werkow worden verwerkt. Peekie Productions treedt in die relatie op als verwerker.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Praktijkhouders (abonnees)

• Naam en e-mailadres (registratie en communicatie)
• Praktijknaam en contactgegevens
• Betaalgegevens (verwerkt door Mollie; Werkow slaat geen betaalkaart- of rekeninggegevens op)
• IP-adres en inlogactiviteit (beveiliging)

Werknemers van aangesloten praktijken

• Naam, e-mailadres en functie
• Datum van ziekmeldingen en herstelmeldingen
• Verlofaanvragen en -saldo
• Geregistreerde werkuren en km-declaraties
• BIG-registratienummer en verloopdatum (indien ingevoerd door praktijkhouder)
• Documenten geupload door de praktijkhouder
• Loonstroken geupload door de praktijkhouder
• Zwangerschapsgegevens (uitgerekende datum, verlofperiode, bevallingsdatum): bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG. Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt ten behoeve van de verlofadministratie en zijn strikt afgeschermd op tenant-niveau. Alleen de eigenaar en beheerders van de desbetreffende praktijk hebben toegang. De werknemer ziet uitsluitend haar eigen gegevens.
• Gegevens over kinderen (naam, geboortedatum, voor de ouderschapsverlof-module): verwerkt op basis van gerechtvaardigd belang (verlofadministratie). Toegang beperkt tot dezelfde personen als bij zwangerschapsgegevens.

3. Grondslagen voor verwerking

• Uitvoering van een overeenkomst: verwerking ten behoeve van de SaaS-dienstverlening aan de praktijkhouder.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging van het platform, detectie van misbruik.
• Wettelijke verplichting: bewaarplichten die voortvloeien uit de wet (bijv. fiscale bewaarplicht voor salarisgegevens).

4. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: zolang het abonnement actief is, plus 30 dagen na opzegging.
• Salarisrelevante gegevens (uren, loonstroken): zeven jaar conform fiscale bewaarplicht. Praktijkhouder is hierover eindverantwoordelijk.
• Ziekmeldingen en verzuimdossiers: twee jaar na afsluiting van het dossier (aanbevolen minimum conform Wet Poortwachter-richtlijnen).
• Inlogactiviteit en beveiligingslogboeken: 90 dagen.

5. Ontvangers van gegevens (sub-verwerkers)

Werkow deelt geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden. Voor de levering van de dienst schakelt Werkow een beperkt aantal sub-verwerkers in. Een volledig en actueel overzicht vindt u op de pagina Sub-verwerkers. Kort samengevat:

• Hetzner Online GmbH (hosting & back-up) — Duitsland/Finland (EU).
• Mollie B.V. (betalingsverwerking) — Nederland.
• Google Analytics 4 (anonieme statistieken publieke pagina's) — IE/VS op basis van SCC. Geen werknemer-data.
• Plesk e-mailserver (transactionele e-mail) — Duitsland (EU).
• ClamAV (virusscan bij upload) — lokaal, geen externe doorgifte.

Gegevens worden niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte, met uitzondering van Google Analytics 4 dat uitsluitend anonieme bezoekersdata van publieke pagina's verwerkt op basis van Standard Contractual Clauses.

6. Beveiliging

Werkow neemt passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van persoonsgegevens, waaronder:

• Versleuteld transport via HTTPS/TLS
• Tenant-isolatie: gegevens van verschillende praktijken zijn strikt gescheiden
• Toegangscontrole op basis van rollen (owner, admin, werknemer)
• Wachtwoorden worden opgeslagen als bcrypt-hash

7. Uw rechten

Als betrokkene heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage in uw persoonsgegevens
• Recht op rectificatie van onjuiste gegevens
• Recht op verwijdering ("recht op vergetelheid")
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid
• Recht van bezwaar

U kunt deze rechten uitoefenen door een verzoek te sturen naar info@werkow.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.

8. Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9. Cookiebeleid

Werkow gebruikt uitsluitend functionele cookies (sessiecookies) die noodzakelijk zijn voor het inloggen en het gebruik van de applicatie. Er worden geen tracking- of advertentiecookies geplaatst. Als u Google Analytics 4 heeft ingeschakeld, wordt er een analytics-cookie geplaatst conform het Google-privacybeleid. Bezoekt u alleen de publieke pagina's zonder in te loggen, dan worden geen cookies geplaatst.

10. Verwerkingsregister en DPIA

Werkow houdt als verwerker (art. 30 lid 2 AVG) een intern verwerkingsregister bij van alle categorieën verwerkingen die het platform namens praktijkhouders uitvoert. Daarnaast is een Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) opgesteld voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens. Beide documenten zijn intern beschikbaar en kunnen op verzoek worden ingezien door klanten (verwerkingsverantwoordelijken). Neem hiervoor contact op via info@werkow.nl.

11. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Bij wezenlijke wijzigingen worden abonnees per e-mail geïnformeerd. De actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina.