Onboarding nieuwe medewerkers zonder iets te vergeten

Een nieuwe collega in dienst? Dan is er veel te regelen: sleutel uitgeven, mailaccount aanmaken, het handboek doornemen, introductiegesprek inplannen. Werkow biedt een gestructureerde onboarding-checklist die per praktijk aanpasbaar is en de voortgang per nieuwe medewerker bijhoudt.

Hoe werkt de onboarding-module?

Zodra u een nieuwe medewerker toevoegt in Werkow, wordt automatisch een onboarding-dossier aangemaakt. Dit dossier bevat alle taken die horen bij de eerste werkperiode: van het uitreiken van een sleutel en het aanmaken van een werkaccount tot het lezen van het personeelshandboek en het ondertekenen van de geheimhoudingsverklaring.

U bepaalt zelf welke taken de standaard-template bevat. Is uw praktijk aangesloten bij een kwaliteitsregister dat een specifiek introductieprotocol vereist? Voeg de bijbehorende stap toe als vaste taak voor alle nieuwe medewerkers. Elke taak heeft een verantwoordelijke (werkgever of werknemer zelf) en een optionele deadline.

De nieuwe medewerker ziet in zijn of haar eigen app-omgeving precies welke stappen er nog openstaan. Afgeronde stappen worden gemarkeerd; de werkgever ziet op het dashboard hoeveel procent van de onboarding voltooid is.

Aanpasbare template per praktijk

Elke praktijk is anders. Een fysiotherapiepraktijk met meerdere locaties heeft andere inwerkstappen dan een solo-praktijk met één fysiotherapeut. Via de instellingen past u de onboarding-template eenmalig aan: voeg taken toe, verwijder wat niet past, en stel in wie verantwoordelijk is.

Standaard bevat de template de meest voorkomende stappen voor zorgpraktijken:

• Sleutel of toegangspas uitreiken
• Werkow-account en e-mailadres aanmaken
• Personeelshandboek lezen en digitaal accorderen
• Introductiegesprek inplannen (proeftijdgesprek week 2 en 4)
• Geheimhoudingsverklaring ondertekenen (digitaal via documentenkluis)
• BIG-registratienummer registreren (indien van toepassing)
• Veiligheidsinstructies en ARBO-protocollen doorlopen
• Eerste beoordelingsgesprek inplannen (einde proeftijd)

Documenten die bij de onboarding horen — zoals het ondertekende handboek of de geheimhoudingsverklaring — worden automatisch opgeslagen in de beveiligde documentenkluis van de medewerker.

Overzicht voor werkgever en HR

Op het werkgevers-dashboard ziet u in één oogopslag hoeveel procent van de onboarding per nieuwe medewerker is afgerond. Staat er iemand al twee weken vast op één stap? Dan krijgt u een automatische herinnering zodat u tijdig kunt ingrijpen.

Na voltooiing van alle stappen sluit het onboarding-dossier automatisch. De historische gegevens (wie heeft wat wanneer afgerond) blijven bewaard in het personeelsdossier voor eventuele arbeidsrechtelijke vragen later.

Bekijk ook: Gesprekken & R&O-cyclus · Documentenkluis · Teamkalender